আপনার গ্রাহকদের এবং সহকর্মীদের দীর্ঘ ইমেল পাঠানো সাধারণত নিরুৎসাহিত করা হয়। যাইহোক, এমন কিছু সময় আছে যখন আপনাকে কেবল একটি দীর্ঘ আপডেট বা ওভারভিউ পাঠাতে হবে।

সেক্ষেত্রে, আপনি সঠিক পয়েন্টে পৌঁছে এবং তথ্যের জন্য তাদের দীর্ঘ অনুচ্ছেদের মাধ্যমে খনন করতে হবে না তা নিশ্চিত করে নিজেকে এবং প্রাপকের একটি উপকার করতে চাইবেন।

এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে মাঝে মাঝে কিছু বলব যা আপনি আপনার দীর্ঘ ইমেলগুলিকে আরও পাঠযোগ্য এবং সহজে প্রতিক্রিয়া জানাতে সাহায্য করতে ব্যবহার করতে পারেন।

1. সারসংক্ষেপ করতে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন

একটি দীর্ঘ ইমেল লেখার সময় মনে রাখা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলির মধ্যে একটি হল প্রাপক এটির মাধ্যমে স্কিম করবে। এটি করার সময়, তারা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা প্রশ্নগুলি মিস করতে পারে কারণ পড়ার জন্য অনেক কিছু ছিল।

একটি দীর্ঘ ইমেল লেখার সময়, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি প্রাপকের জন্য এটি দেখতে সহজ করে তোলেন, তবুও মূল টেকঅ্যাওয়ে খুঁজে পান—অন্য কথায়, আপনি আপনার ইমেলে সুনির্দিষ্ট হতে চান। এইভাবে, তারা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পায় এবং আপনি সম্ভবত আরও চিন্তাশীল উত্তর পেতে পারেন।

এই নিবন্ধের প্রতিটি টিপস আপনাকে আরও স্কিমযোগ্য, টু-দ্য-পয়েন্ট ইমেল পেতে সাহায্য করবে—বিশেষ করে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে।

পয়েন্ট আকারে তথ্য লেখার অর্থ এই নয় যে আপনি কথোপকথন করতে পারবেন না। আপনার ইমেলের অন্যান্য অংশ থাকতে পারে, যেমন অভিবাদন এবং সাইন-অফ৷ যাইহোক, পয়েন্টে তথ্য সংক্ষিপ্ত করলে দ্রুত এবং কার্যকরভাবে বার্তা পাওয়া যাবে।

প্রতিটি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করার পরিবর্তে, আপনার বার্তা থেকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সনাক্ত করুন এবং উদ্বিগ্ন হওয়া এড়িয়ে চলুন। প্রাপকের প্রতিটি বিষয়ের প্লে-বাই-প্লে প্রয়োজন নেই, তাদের শুধুমাত্র মূল পয়েন্টগুলি প্রয়োজন।

2. গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টের জন্য বোল্ড ব্যবহার করুন

ইমেলগুলিতে সমস্ত ক্যাপ ব্যবহার করা পেশাদার নয়। যাইহোক, আপনি কিছু সূক্ষ্ম বোল্ডিং দিয়ে আপনার পাঠককে সঠিক দিক নির্দেশ করতে পারেন। অবশ্যই, আপনি সবকিছুর জন্য এটি করতে চান না, তবে নির্দিষ্ট কিছু তথ্য থাকলে আপনি নিশ্চিত করতে চান যে তারা দেখতে পাচ্ছেন, যেমন একটি তারিখ, অনুস্মারক বা ক্রিয়া, এটি বোল্ড করুন৷

উদাহরণটি শুধুমাত্র শিরোনাম এবং দুটি বাক্যাংশের জন্য সাহসী ব্যবহার করে, যে দুটিরই প্রেরক পাঠককে কাজ করতে চান—মিটিং মিনিটে আরও তথ্যের সন্ধান করুন এবং মিটিংটি ভুলে যাবেন না। যদি তিনি ইমেলটি স্কিমিং করেন তবে এটি তার দৃষ্টি আকর্ষণ করার সম্ভাবনা বেশি এবং তিনি রেফারেন্সের জন্য বাকিটি পড়তে পারেন।

যেহেতু এটি কেবলমাত্র পাঠ্যের একটি সূক্ষ্ম পরিবর্তন, তাই প্রাপকের মনে হবে যে আপনি চিৎকার করছেন, যেমনটি তারা সমস্ত ক্যাপ সহ হতে পারে।

3. শিরোনাম সহ ইমেলগুলিকে বিষয়গুলিতে বিভক্ত করুন

আপনার ইমেলে শিরোনাম যোগ করা আপনার প্রাপককে একটি উপন্যাস পাঠানোর মতো শোনাতে পারে, তবে এর অর্থ এই নয় যে প্রতিটির নীচে এক টন তথ্য থাকা উচিত। এটি করা তাদের ইমেলগুলি দ্রুত পেতে সাহায্য করে যদি তারা কিছু তথ্য খুঁজছে বা তাদের পরে উল্লেখ করতে হয়।

শিরোনামটিকে বোল্ড করে রেখে এবং প্রতিটি বিভাগের মধ্যে লাইন বিরতি ব্যবহার করে, আপনি প্রতিটি বিভাগের মধ্যে স্থান তৈরি করতে পারেন, এটি পড়া সহজ করে তোলে—যেমন অন্য যেকোনো নথির মতো।

শিরোনাম ব্যবহার করা সহায়ক যদি আপনার কাছে এমন অনেকগুলি বিষয় থাকে যা আপনি কভার করতে চান যেগুলি আলাদা ইমেলগুলি নিশ্চিত নয়—উদাহরণস্বরূপ, দৈনিক ওভারভিউ বা অগ্রগতি আপডেট৷

4. উদ্ধৃতির জন্য বিভিন্ন বিন্যাস ব্যবহার করুন

অন্য কেউ যেমন লিখেছে ঠিক তেমন তথ্য প্রেরণ করার প্রয়োজন হলে, আপনার নিজের বর্ণনা থেকে আলাদা করতে সাহায্য করার জন্য বিন্যাসে সূক্ষ্ম পরিবর্তন করুন। এইভাবে আপনার বার্তা কোথায় শেষ হয় এবং অন্যটি শুরু হয় তা নিয়ে কোনও বিভ্রান্তি নেই।

উদ্ধৃতি চিহ্ন অবশ্যই কৌশলটি করতে পারে, তবে আপনার যদি আগে এবং পরে অনেক পাঠ্য থাকে তবে এটি একটি দীর্ঘ অনুচ্ছেদ তৈরি করতে পারে যা পড়তে কম এবং এক নজরে তথ্য টেনে নেওয়ার জন্য আরও বেশি। চ্যালেঞ্জিং

একটি ইমেলে টেক্সট ফরম্যাট করার সময় আরেকটি বিষয় মনে রাখতে হবে, আপনি অনেক বেশি ফন্ট এবং রং ব্যবহার করা এড়াতে চাইতে পারেন কারণ এটি ইমেলটিকে অপ্রফেশনাল দেখাতে পারে।

5. শেষ পর্যন্ত প্রশ্ন সংরক্ষণ করুন

আপনি কি কখনও একটি ইমেলে অনেক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছেন এবং সম্ভবত অর্ধেক উত্তর পেয়েছেন? এমনকি ইমেল বা বার্তাগুলির মধ্যেও এটি ঘটতে পারে।

শেষ পর্যন্ত আপনার প্রশ্নগুলি সংরক্ষণ করার চেষ্টা করুন এবং সেগুলি সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দুতে রাখুন। এটি কেবল পাঠককে সেগুলি দেখতে সহায়তা করবে না, তবে আপনি পথের মধ্যে যা জিজ্ঞাসা করেছেন তা তারা ভুলে যাবে না কারণ আপনি পরে আর কোনও তথ্য উপস্থাপন করছেন না৷

আরও কী, তারা কি আপনাকে এমন একটি প্রতিক্রিয়া পাঠাতে পারে যা আপনি তাদের জিজ্ঞাসা করা ক্রমে প্রশ্নগুলির উত্তর দেয়।

এটি মূর্খ মনে হতে পারে, তবে আপনার কাছে প্রতিদিন উপস্থাপিত সমস্ত ইমেল, পাঠ্য, বার্তা এবং ডিজিটাল মিডিয়া সম্পর্কে চিন্তা করুন। ইমেল ওভারলোড বা এক টুকরো তথ্য অন্যটির থেকে আলাদা বলে বিভ্রান্ত হওয়া সহজ।

অতিরিক্ত টিপ—আপনার সাবজেক্ট লাইনে নির্দিষ্ট হোন

এই অতিরিক্ত টিপ সাধারণভাবে সমস্ত ইমেলের জন্য কাজ করে। আপনার বিষয় লাইনে সুনির্দিষ্ট হওয়ার মাধ্যমে, আপনি প্রাপককে বিভিন্ন উপায়ে সাহায্য করছেন—তারা জানবে এটি আসলে কী, তারা এটিকে অগ্রাধিকার দেবে।